Prozesse digitalisieren und automatisieren: der Leitfaden

Prozesse digitalisieren und automatisieren bezeichnet zwei aufeinander aufbauende Schritte: Digitalisieren heißt, einen Ablauf ohne Medienbrüche digital abzubilden, damit Daten einmal erfasst und überall auffindbar sind; Automatisieren setzt darauf auf und lässt wiederkehrende Handgriffe von der Software erledigen. Zum Einsatz kommt das überall dort, wo heute noch über Zettel, Excel-Listen und Zuruf gearbeitet wird, von der Belegablage bis zum Rechnungslauf. Für den Mittelstand bedeutet das weniger tägliche Handarbeit, weniger Fehler und mehr Zeit für die eigentliche Wertschöpfung, wenn man klein und konkret startet statt mit einem großen Digitalisierungsprojekt auf einmal.

Was heißt Prozesse digitalisieren und automatisieren?

Die beiden Begriffe werden oft vermischt, meinen aber zwei unterschiedliche Schritte. Digitalisieren heißt, einen Ablauf ohne Medienbrüche abzubilden: Daten werden einmal digital erfasst und liegen dort, wo man sie braucht, statt auf Papier oder in verstreuten Dateien. Automatisieren setzt darauf auf und lässt wiederkehrende Handgriffe von der Software erledigen, etwa das Weiterleiten, Prüfen oder Übertragen von Daten. Wenn Sie den Ablauf vorher schlank ziehen, bevor Sie ihn digital abbilden, verschenken Sie kein Potenzial; wie das systematisch geht, beschreibt der Beitrag zur Prozessoptimierung.

In der Praxis ist Digitalisieren die Voraussetzung fürs Automatisieren: Ein Ablauf, der noch über Papier und Zuruf läuft, lässt sich nicht sinnvoll automatisieren. Wer beide Schritte in der richtigen Reihenfolge geht, gewinnt zweimal, einmal durch die saubere digitale Basis und einmal durch die eingesparte Handarbeit.

Welche Prozesse lohnt es sich zuerst zu digitalisieren?

Am schnellsten zahlt es sich dort aus, wo viel Routine und viel Abtippen anfällt. Vier Bereiche stechen für die meisten Unternehmen heraus.

Der rote Faden: nicht „alles digital”, sondern die Stellen mit spürbarer Ersparnis. Jeder dieser Bereiche hat sein eigenes Muster: Die verstreute Postfach-Kommunikation lässt sich über E-Mail-Automatisierung ordnen, das wiederkehrende Erfassen von Belegen führt zum papierlosen Büro, und der Rechnungslauf ist der klassische Einstieg, um die Buchhaltung zu automatisieren.

Wie gehen Sie die Digitalisierung praktisch an?

Ein großes Digitalisierungsprogramm auf einmal ist der teuerste und unsicherste Weg. Pragmatischer ist ein Vorgehen in kurzen Schritten, das den Einstieg klein hält und mit dem Nutzen wächst. Wo Sie am besten anfangen, vertieft der Beitrag Geschäftsprozesse automatisieren; für die konkrete Umsetzung einzelner Abläufe lohnt der Blick auf Workflows automatisieren.

• Engpass finden. Welcher Ablauf kostet heute am meisten Zeit oder verursacht die meisten Fehler? Dort liegt der beste erste Schritt.
• Ablauf sauber abbilden. Erst den Prozess digital und ohne Medienbrüche gestalten, bevor automatisiert wird.
• Wiederkehrendes automatisieren. Die Handgriffe, die immer gleich ablaufen, übernimmt die Software.
• Messen und ausbauen. Bringt der erste Schritt echten Nutzen, folgt der nächste. Wenn nicht, war die Investition klein.

Start2x empfiehlt Richard Roth Strategie & Automatisierung

Der häufigste Fehler ist, mit dem großen Wurf zu starten. Wir gehen umgekehrt vor: erst der eine Ablauf, der im Alltag am meisten nervt, sauber digitalisiert und automatisiert. Dieser sichtbare erste Erfolg schafft mehr Rückhalt für die Digitalisierung als jede Roadmap.

Warum das Verbinden der Systeme entscheidend ist

Der größte Hebel liegt zwischen den Tools, nicht in einem einzelnen. Wenn Daten von Hand aus einem System ins nächste kopiert werden, entsteht genau dort der meiste Aufwand und die meisten Fehler. Digitalisierung entfaltet ihre Wirkung, wenn die Systeme miteinander sprechen und Daten automatisch fließen; wie sich Programme sauber koppeln lassen, zeigt unsere Seite zu Systeme verbinden.

Lässt sich ein System technisch nicht anbinden, springt oft RPA als Übergangslösung ein, indem ein Software-Roboter die Bedienung nachahmt. Und wo ein Schritt nicht nur Daten verschiebt, sondern Inhalte verstehen muss, etwa Text aus einer Anfrage oder einem Beleg, ergänzt KI-Automatisierung das Bild. Beides sind aber Ergänzungen, keine Ersatzfrage für die saubere digitale Basis.

Was kostet die Digitalisierung von Prozessen?

Wie bei individueller Software hängen die Kosten vom Umfang ab, nicht von einer Preisliste. Ein klar abgegrenzter erster Ablauf lässt sich planbar umsetzen und wächst dann mit dem Nutzen. Der wichtigste Hebel für die Kosten ist der Zuschnitt: Wer den ersten Schritt eng fasst, hält die Investition niedrig und sieht früh, ob sich der Ausbau lohnt.

Als grobe Orientierung: Ein einzelner, klar umrissener Ablauf, etwa der digitale Belegeingang oder ein automatisierter Rechnungsversand, bewegt sich in der Umsetzung meist im niedrigen vierstelligen bis unteren fünfstelligen Bereich, während unternehmensweite Vorhaben deutlich darüber liegen. Wichtiger als die reine Umsetzungssumme ist die Rechnung dahinter: Der Nutzen entsteht durch die eingesparte Handarbeit, die Monat für Monat anfällt, weshalb sich ein gut gewählter erster Schritt oft innerhalb weniger Monate amortisiert. Deshalb lohnt es sich, statt auf den Angebotspreis auf die eingesparten Arbeitsstunden zu schauen und den Ausbau erst dann zu finanzieren, wenn der erste Ablauf seinen Nutzen bewiesen hat.

Wie wir Abläufe konkret automatisieren, statt nur zu beraten, sehen Sie auf unserer Seite zu Prozessautomatisierung. Geht es vor allem um Belege und Dokumente, lohnt ein Blick auf Dokumente automatisieren; ob sich der Schritt überhaupt rechnet, klärt der Beitrag Wann lohnt sich Automatisierung?.