Dokumente automatisieren: Schluss mit Papierstapeln und Ordnersuche
- Dokumente werden per KI ausgelesen und abgelegt statt abgeheftet
- Alles zentral und über die Suche auffindbar statt in Ordnern verstreut
- Fristen und Freigaben laufen nach Regeln statt aus dem Gedächtnis
Ein Dashboard
Alle Bausteine verbunden, jede Rolle sieht nur ihres.
Was ändert sich, wenn Sie Dokumente automatisieren?
Aus manueller Handarbeit und verteilten Insellösungen wird ein verbundener Ablauf: Daten werden einmal erfasst, Rollen sind klar geregelt, und wiederkehrende Schritte laufen automatisch.
Ohne uns
- Dokumente liegen auf Papier und in PostfächernBelege und Verträge kommen per Post, Mail und Scan, jede Ablage macht es anders.
- Suchen im geteilten OrdnerNiemand weiß, wo die aktuelle Version liegt, und die Suche frisst jeden Tag Minuten.
- Fristen und Wiedervorlagen im KopfKündigungstermine und Verlängerungen hängen an einzelnen Personen, nicht am System.
- Freigaben ohne roten FadenWer hat welches Dokument gesehen und freigegeben? Der Stand lebt in Zurufen und Mails.
Mit uns
- Dokumente automatisch erfasst und abgelegtKI liest eingehende Dokumente aus, legt sie strukturiert ab und benennt sie einheitlich.
- Alles auffindbar über die SucheAutomatisch verschlagwortet, sodass Sie Belege und Verträge in Sekunden wiederfinden.
- Fristen und Wiedervorlagen laufen automatischErinnerungen zu Terminen und Verlängerungen, damit nichts unbemerkt abläuft.
- Freigaben nachvollziehbar geregeltDigitale Freigaben nach Regeln, mit klarer Historie, wer was wann bearbeitet hat.
Ihr Dokumentenmanagement, automatisiert
Einzelne Schritte oder der ganze Dokumenten-Workflow, angebunden an Ihre Systeme.
Dokumente per KI erfassen
Eingehende Belege und Verträge werden automatisch ausgelesen, benannt und der richtigen Stelle zugeordnet.
Verschlagwortung und Suche
Dokumente werden automatisch verschlagwortet, sodass Sie sie zentral über die Suche wiederfinden.
Fristen und Wiedervorlagen
Termine, Kündigungsfristen und Verlängerungen werden überwacht, mit rechtzeitiger Erinnerung.
Freigabe-Workflows
Klare, digitale Freigaben nach Regeln, mit nachvollziehbarer Historie zu jedem Dokument.
Zentrale, sichere Ablage
Verträge und Belege liegen zentral und geordnet statt in geteilten Ordnern und auf Papier.
Anbindung an bestehende Systeme
Saubere Verbindung zu Buchhaltung, ERP oder Ablage, ohne Dokumente doppelt zu pflegen.
Zentrales Dashboard statt Insellösung
Wir bauen Rollen, Funktionen und Datenaustausch über die Prozesse in Ihrem Unternehmen hinweg auf, sodass jedes weitere Feature für echte Entlastung sorgt, statt eine weitere Insel zu werden.
- Klare Rollen: jede Person sieht genau das, was sie für ihre Arbeit braucht.
- Funktionen, die ineinandergreifen, statt isolierter Insel-Tools.
- Datenaustausch über alle Prozesse: einmal erfasst, überall aktuell.
Direkter Draht
Till & Richard
Wir beantworten Ihre Anfrage persönlich und zeigen im Konzeptgespräch, wo eine Lösung den größten Hebel hat.
Konzeptgespräch buchenWie läuft die Einführung eines Dokumentenmanagements ab?
Kein Mammutprojekt, das erst nach einem Jahr Ergebnisse zeigt. Wir bringen früh eine funktionierende Lösung in den Einsatz und entwickeln sie gemeinsam mit Ihnen weiter.
Kennenlernen
Wir hören zu und verstehen Ihren Prozess: wo Zeit verloren geht und was im Alltag wirklich hakt.
Klarer Vorschlag
Sie bekommen einen ehrlichen, pragmatischen Lösungsweg, inklusive der Stellen, an denen Software oder KI nichts bringt.
Schnell im Einsatz
In kurzen Zyklen entsteht eine erste Version, die Sie im Alltag nutzen können, statt monatelang im Verborgenen zu entwickeln.
Gemeinsam besser
Mit echtem Feedback aus der Praxis verbessern wir laufend weiter. Die Lösung wächst mit Ihrem Unternehmen.
Was kostet es, Dokumente zu digitalisieren und zu automatisieren?
Wir arbeiten mit Festpreisen pro Baustein statt offener Stundenzettel. So bleibt die Investition planbar und Sie starten bewusst mit genau dem, was jetzt den größten Impact hat.
Das ist dabei
- Kostenloses, unverbindliches Erstgespräch
- Fester Preis pro Baustein, keine offenen Stundenzettel
- Erste nutzbare Version früh im Einsatz
- Quellcode und Lösung gehören Ihnen
- Faire Weiterentwicklung in Ihrem Tempo, ohne Knebelvertrag
Wo lässt sich Ihr Geschäft beschleunigen?
Erzählen Sie uns von Ihrem Prozess. Wir melden uns zeitnah und zeigen ehrlich, wo Software einen echten Unterschied macht.
Richard Roth Strategie & Automatisierung Till Täubrich Software & EntwicklungDirekt
team@start2x.comHäufige Fragen zum Dokumentenmanagement
Müssen wir unsere bestehende Ablage aufgeben?
Wie zuverlässig liest die KI Dokumente aus?
Können wir alte Papierdokumente digitalisieren?
Wie sicher sind die Dokumente abgelegt?
Dokumente automatisieren im Detail
Gemeint ist, den Umgang mit Dokumenten von Hand zu nehmen und in einen durchgängigen Ablauf zu überführen: Eingehende Belege und Verträge werden per KI ausgelesen, einheitlich benannt, verschlagwortet und zentral abgelegt. Fristen werden überwacht, Freigaben laufen digital nach Regeln, und alles bleibt über die Suche auffindbar. So entsteht ein Dokumentenmanagement, in dem Sie nicht mehr suchen, sondern finden.
Es lohnt sich, sobald Dokumente spürbar Zeit binden: viele eingehende Belege, Verträge in geteilten Ordnern, Fristen, die jemand im Kopf behalten muss, oder Freigaben ohne klaren Stand. Oft geht es nicht nur ums Ablegen, sondern um das tägliche Suchen, verpasste Termine und Versionen, die niemand mehr zuordnen kann.
Wir starten an dem Schritt, der am meisten bremst, etwa der Belegerfassung oder der Vertragsablage, und erweitern von dort. So steht früh ein nutzbarer Teil im Einsatz, statt dass Sie auf ein großes Gesamtprojekt warten. Bestehende Systeme binden wir an, statt sie zu ersetzen.
Ein geteilter Ordner speichert Dateien, ein Dokumentenmanagement ordnet sie: mit Erfassung, Verschlagwortung, Fristen, Freigaben und einer Suche, die trägt. Wir ersetzen Ihre bestehende Ablage nicht zwingend, sondern verbinden sie und nehmen die Handarbeit rundherum weg, vom Abheften bis zum Wiederfinden.
Jeder Schritt bleibt nachvollziehbar dokumentiert, unsichere Fälle gehen in eine manuelle Prüfung statt blind abgelegt zu werden. Zugriffe regeln wir klar nach Rolle, und den Umgang mit Verträgen, Aufbewahrung und personenbezogenen Daten stimmen wir mit Ihnen ab.
Passende Kernleistungen
Lösung
Rechnungen automatisieren
Belege erfassen, Rechnungen erzeugen, Freigaben und Buchhaltung, automatisch statt manuell.
Kernleistung
Prozessautomatisierung
Wiederkehrende manuelle Abläufe automatisieren, Systeme verbinden, Freigaben digital regeln.
Kernleistung
KI-Lösungen
Künstliche Intelligenz dort einsetzen, wo sie echte Handarbeit abnimmt, ehrlich statt Hype.
So sieht das in Ihrer Branche aus
Handwerk
Angebote, Termine, Aufträge und Kundendienst digital: weniger Büro, mehr Handwerk.
Bau
Projektsteuerung, Aufmaß, Bautagebuch und Nachträge digital: alle Gewerke auf einem Stand.
E-Commerce
Bestellungen, Lager, Retouren und Systeme verbunden, ohne Handarbeit.
Produktion & Fertigung
Aufträge, Maschinen, Material und Qualität verbinden, ohne Zettel und Excel-Chaos.
Großhandel
Warenwirtschaft, Bestellwesen und Lager verbunden, ohne doppelte Pflege.
Vereine
Mitgliederverwaltung, Beiträge, Ehrenamt und Veranstaltungen digital: weniger Excel, mehr Zeit fürs Wesentliche.
Hausverwaltung
Belege, Nebenkostenabrechnung, Anfragen und Handwerker-Koordination automatisieren, statt alles per Hand.
Logistik
Aufträge, Touren, Frachtpapiere und Sendungsverfolgung digital: bestehende Systeme verbunden, Handarbeit automatisiert.